1.             Klubbens navn og hjemsted

Foreningens/klubbens navns ændres fra ”Sæby Flyveklub” til ”EKSA Sæby Flyveklub”.

Klubbens navn er pr. 24/05-2017 ”EKSA Sæby Flyveklub”.

Klubbens hjemsted er Sæby Flyveplads (Ottestrup), Understedvej 150, 9300 Sæby.

Klubben er tilknyttet: KDA, DMU & DULFU.

Klubben informerer via hjemmesiden (www.saeby-flyveklub.dk) og Facebook. I enkelte tilfælde udsendes information via e-mail til medlemmer.

 

2.             Klubbens formål

Klubbens formål er at fremme flyvning og interessen herfor gennem at bevare, udbygge og drive Sæby Flyveplads (Ottestrup) på en sådan måde, at den fremstår attraktiv for brugerne. Dette skal ske i tæt samarbejde med de øvrige brugere/klubber på flyvepladsen.

Klubben skal samle og koordinere alle flyveplads- og trafikforhold omkring de til pladsen knyttede aktører og på det grundlag fastsætte retningslinjer for pladsens benyttelse på den måde som tjener helheden bedst.

Klubben skal virke for et positivt forhold til naboer, myndigheder og offentligheden.

Klubben skal i videst muligt omfang leve op til de særlige ønsker, som Frederikshavn Kommune måtte fremsætte omkring trafikforhold.

Klubbens aktiviteter vedrørende UL-flyvning skal til enhver tid følge de regler og bestemmelser, der fastsættes af DULFU.

 

3.             Medlemmer

De på flyvepladsen agerende klubber (EKSA Sæby Flyveklub, herunder Sæby UL-klub) samt hangarselskaber er fødte medlemmer af klubben.

Enhver tilkommende bruger af motorfly eller UL-Fly på pladsen (Sæby UL-klub) skal være medlem af EKSA Sæby Flyveklub, og således leve op til de krav, der herved stilles. Svæveflyvning og TMG interesser varetages for tiden af Nordjysk Svæveflyveklub som også holder til på Sæby Flyveplads.

Flyvende medlemmer af EKSA Sæby Flyveklub skal som minimum være medlem af en af to følgende foreninger:

·       DMU & KDA – såfremt man flyver motorfly

·       DULFU – såfremt man flyver UL

Medlemmer kan melde sig ind i klubben via klubbens formand eller kasserer.

Udmeldelse af klubben skal ske senest d.30/11 – for at give klubben tid til at få medlemmer udmeldt af DMU/KDA i tide, så klubben ikke pålægges unødig udgift det efterfølgende år. Der kan ikke dispenseres fra dette.

 

4.             Bestyrelse

Klubben ledes af en bestyrelse bestående af 5 medlemmer:

·       Formand

·       Næstformand

·       Kasserer

·       Menigt bestyrelsesmedlem 1

·       Menigt bestyrelsesmedlem 2

 

·       2 Suppleanter

Bestyrelsesmedlemmer vælges for en periode på 2 år og afgår skiftevis med 2 og 3 medlemmer om året.

Efter første år afgår dog 2 medlemmer efter aftale eller lodtrækning.

Genvalg kan finde sted.

Det tilstræbes at bestyrelsen repræsenteres af både UL- og Motorfly-piloter.

Når et bestyrelsesmedlem afgår – såvel i funktionsperioden som ved udløb af denne – skal der senest ved næstkommende generalforsamling vælges et nyt medlem. Indtil da indsættes én af de to bestyrelses suppleanter i bestyrelsen. Valg af en af de to suppleanter sker ved at de to suppleanter selv vælger, hvem der skal tiltræde, eller ved lodtrækning.

På den ordinære generalforsamling gælder følgende dagsorden:

a)      Valg af dirigent og referent

b)     Aflæggelse af årsberetning af formanden

c)     Aflæggelse af årsregnskabet af kassereren

d)     Bestyrelsen præsenterer kontingent satser (Bilag 1) for det følgende regnskabsår

e)     Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter

f)      Valg af UL-formand, UL-uddannelsesansvarlig og UL-materialeansvarlig

g)     Valg af revisorer

h)     Valg af repræsentanter til øvrige klubber, foreninger, udvalg, unioner eller lign.

i)      Behandling af indkomne forslag (Skal være bestyrelsens besiddelse senest 14 dage før den ordinære generalforsamling)

j)       Eventuelt

Under punkt ”f)” skal posterne vælges blandt klubbens UL-medlemmer. UL-posterne kan vælges uden for bestyrelsen.

Under punkt ”j)” kan ethvert spørgsmål af interesse for klubben og klubbens medlemmer bringes til diskussion.

På generalforsamlingen har hvert medlem 1 stemme. Der kan stemmes ved fuldmagt fra et medlem der ikke er til stede, dog kan hvert fremmødt medlem kun repræsentere én fuldmagt. Er et medlem forhindret i at møde op til generalforsamlingen og ønsker at stemme, skal denne meddele bestyrelsen herom senest 7 dage før generalforsamlingen.

Generalforsamlingen skal afholdes hver år og senest i maj måned. Der skal indkaldes til generalforsamlingen med mindst 14 dages varsel.

 

5.             Konstituering

Bestyrelsen konstituerer sig hvert år på det første møde i kalenderåret efter generalforsamlingen med følgende poster:

·       Formand

·       Næstformand

·       Kasserer

·       Sekretær

Der vælges på generalforsamlingen en Flyvesikkerhedsrepræsentant blandt foreningens medlemmer, ligesom der udpeges eller vælges repræsentanter til diverse udvalg og repræsentantskaber.  Flyvesikkerhedsrepræsentanten er – med hensyn til alt vedrørende trafik og FLYSIK – flyvepladsens øverste myndighed.

Et bestyrelsesmøde er beslutningsdygtigt, når mindst 3 medlemmer er til stede.

Der afholdes bestyrelsesmøde så ofte, som formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer skønner det nødvendigt. Formanden, eller andet medlem udpeget af formanden, indkalder til møde med mindst 3 dages varsel.

Sekretæren eller en stedfortræder fører protokol og referat over bestyrelsesmøderne samt ethvert relevant tiltag i øvrigt.

Ved handel med fast ejendom forpligtiges foreningen af mindst formanden samt 3 bestyrelsesmedlemmer.

I andre forhold forpligtiges foreningen af mindst formanden samt 1 bestyrelsesmedlem.

 

6.             Kontingent

Der betales et årligt kontingent, hvis størrelse fastsættes af bestyrelsen. Priserne fremgår af Bilag 1, og ændringer til det kommende år skal ske senest d. 30. oktober.

Kontingent, samt øvrige priser fremgår af Bilag 1 til vedtægterne – ”EKSA – prisliste for medlemmer”.

Udgifter hvad angår medlemskab af DMU/KDA og/eller DULFU bestemmes af disse. Udgifterne administreres af EKSA Sæby Flyveklub ved kassereren i det omfang, de ikke opkræves af DMU og/eller DULFU direkte hos medlemmet.

 

7.             Indtægter

Bestyrelsen opkræver – efter redegørelse – dækning for specifikke tiltag relaterende til de enkelte dele af foreningen (Motorfly og UL).

Fastsatte betalinger forfalder til betaling hvert år senest d.1. februar. Opkrævninger skal udsendes fra bestyrelsen senest 14 dage før betalingsfristen. Dette gælder for kontingenter og andre priser fastsat i Bilag 1. Øvrige opkrævninger kan udsendes løbende og ligeså med 14 dages varsel til betalingsfristen.

 

8.             Flyvepladsledelse

Bestyrelsen er flyvepladsens øverste styringsorgan sammen med den/de øvrige klubber på pladsens til enhver tid siddende bestyrelser eller af denne udpegede repræsentant/repræsentanter.

Bestyrelsen har ansvaret for, at Flyveplads Reglementet for EKSA Sæby Flyveplads, til enhver tid er ajourført iht. ethvert relevant forhold. Bestyrelsen er påtalepligtig iht. reglementet.

Indtil videre er ”Samarbejdsaftale og Ordensreglementet for Sæby Flyveplads” af 1. marts 1995 gældende reglement.

Bestyrelsen har ansvaret for publiceringer af relevante forhold for flyvepladsen/flyvningen – herunder ansvaret overfor Trafik og Byggestyrelsen i det omfang at reglerne for privat flyveplads til enhver tid efterleves. Det er ligeledes bestyrelsens ansvar at informere offentligt (NOTAM) såfremt motorbanen og eller forpladsen ikke er anvendelig til flyvning på sikker vis. Dette gælder til trods for at Sæby Flyveplads er en privat flyveplads og gøres for at fremme sikkerheden på pladsen.

Bestyrelsen har intet ansvar for Svæveflyver banen.

Bestyrelsen forestår kontakten til myndigheder og har ansvaret overfor disse – herunder føring og indsendelse af flyveplads-journalen.

Bestyrelsen forestår kontakten til ejeren af flyvepladsarealet på driftsmæssigt overordnet plan. Dette sker i tæt samarbejde med pladsens øvrige klubber/foreninger.

Økonomiske forhold afregnes direkte af klubber og interessenter i hangarselskaberne til ejeren.

Bestyrelsen har ansvaret for orden på pladsen, der altid skal fremstå præsentabel og attraktiv.

Bestyrelsens afgørelser, påbud m.v. skal efterkommes af alle parter uden unødig forsinkelse.

Bestyrelsen kan til enhver tid ekskludere et medlem som ikke efterkommer: klubbens love, samarbejdsaftale & ordensreglementet samt DMU, DULFU eller Trafikstyrelsens love, bestemmelser og anvisninger.

 

9.             Regnskab

Klubbens regnskabsår løber fra den 1. januar til den 31. december.

Regnskabet for det forgangne regnskabsår skal være gennemgået af revisorerne, præsenteret og godkendt af bestyrelsen, for derefter senest at blive præsenteret ved den ordinære generalforsamling. Aftaler omkring regnskabets deadline til revisorerne aftales internt mellem disse og bestyrelsens kasserer.

Regnskabet præsenteres som minimum på den ordinære generalforsamling, og skal til enhver tid præsenteres for medlemmer på denne/deres anmodning.

Regnskabet udarbejdes og godkendes som ”decharge”.

 

10.        Revision

Til at gennemgå klubbens regnskab vælges der på generalforsamlingen 2 revisorer. Disse 2 revisorer vælges for 2 år og derefter afgår/vælges en revisor hvert år.

 

11.            Formue

Klubbens formue skal til enhver tid tjene til opfyldelse af klubbens formål.

Formuen kan delvist også bruges til 3. part som bidrager til at opfylde klubbens formål.

 

12.            Opløsning

I tilfælde af klubbens opløsning tilfalder klubbens formue formål, der tjener til at bevare Sæby Flyveplads (Ottestrup), herunder en evt. re-lokalisering af flyvepladsen og klubbens aktiviteter.

Alternativt fordeles midlerne til medlemmerne eller til andre flyveklubber/flyveaktiviteter i Vendsyssel – efter bestyrelsens bestemmelse.

Vedtægterne af. 24-05-2017 er blevet godkendt og stemt igennem på den ordinære generalforsamling

d.24-05-2017.